傳統(tǒng)會(huì)議室預(yù)約管理的現(xiàn)狀,會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)有效解決

　　傳統(tǒng)會(huì)議室預(yù)約情況存在問題：

　　1.需要提前繪制表格、打印表格、粘貼表格、回收表格，如此循環(huán)往復(fù);

　　2.時(shí)段劃分粗糙，無法更精確高效地將資源利用率最大化;

　　3.在表中需要手動(dòng)填寫預(yù)約人姓名、本次使用人數(shù)、使用單位、具體的開會(huì)時(shí)間等信息，根據(jù)每個(gè)人的書寫筆記、習(xí)慣不同等，最終難以規(guī)范地收集信息，更無法統(tǒng)計(jì)。

　　會(huì)議室預(yù)約系統(tǒng)

　　會(huì)議預(yù)約管理軟件支持會(huì)議預(yù)訂，預(yù)訂人員可通過查詢會(huì)議室及其設(shè)備的狀態(tài)、會(huì)議通知、預(yù)定情況等相關(guān)信息瀏覽會(huì)議室的預(yù)定情況，會(huì)議內(nèi)容編排和發(fā)布。

　　會(huì)議管理系統(tǒng)的用戶控制由：角色、權(quán)限、用戶、用戶組4個(gè)部分組成。角色對(duì)應(yīng)權(quán)限，用戶對(duì)應(yīng)用戶組，用戶組對(duì)應(yīng)角色， 無論用戶如何變換，都不會(huì)造成權(quán)限控制的混亂，使得用戶權(quán)限管理做到安心、放心。

　　會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)：在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營過程中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)會(huì)議室資源沖突的現(xiàn)象，而以往，一旦出現(xiàn)不同的會(huì)議組在同一時(shí)間使用同一會(huì)議資源的情況，比如同時(shí)在同一個(gè)會(huì)議室召開會(huì)議，結(jié)果造成了不必要的尷尬。在申請(qǐng)會(huì)議資源時(shí)對(duì)會(huì)議室的使用時(shí)間做了判斷，如果存在同時(shí)同會(huì)議室使用的情況，會(huì)提醒申請(qǐng)者進(jìn)行相關(guān)的處理，避免會(huì)議室資源使用的沖突，同時(shí)提高可大大提高會(huì)議室使用率。

　　使用率

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)提供詳細(xì)的報(bào)告，以密切監(jiān)視房間和資源的使用情況，用戶活動(dòng)等。這有助于您就如何最好地管理會(huì)議室做出明智的決定。

　　缺席

　　預(yù)訂房間最大的麻煩是人員沒有出現(xiàn)，只需幾個(gè)簡(jiǎn)單的步驟，即可跟蹤出現(xiàn)的員工，找出屢犯者，并查看釋放了多少房間供他人使用。

　　參觀者

　　確定每天、每周或每月進(jìn)入企業(yè)的訪客人數(shù)，跟蹤訪客到達(dá)的高峰時(shí)間并查看歷史數(shù)據(jù)。